Módulo 14: Tarefas & Follow-up
Status: Documentado
Domínio: ver
Domínio/Entidade: Tarefa
ATA de Referência: (Ainda não aprovada)
1. Visão Geral da Regra
O Módulo de Tarefas gerencia a produtividade e o controle da rotina do time comercial. Ele funciona como uma agenda proativa, combinando tarefas manuais criadas por operadores com tarefas automáticas geradas pelo sistema para forçar o avanço dos leads e proteção de veículos no pipeline.
2. Tipos e Gatilhos de Criação de Tarefas
2.1 Tarefas Manuais
Criadas voluntariamente por usuários. O tipo de canal deve ser definido (LIGACAO, WHATSAPP, EMAIL, REUNIAO, LEMBRETE).
2.2 Tarefas Automáticas (Gatilhos do Sistema)
O CRM cria tarefas automaticamente a fim de evitar a inatividade ou perda de oportunidades.
| Evento de Origem | Título da Tarefa | Vencimento Padrão | Vínculo Polimórfico |
|---|---|---|---|
| Lead cadastrado / distribuído | "Primeiro contato com o Lead" | D+0 (Mesmo dia) | Lead |
| Proposta enviada | "Follow-up da proposta enviada" | D+2 (2 dias) | Proposta |
| Vistoria reprovada | "Informar cliente sobre reprovação de vistoria" | D+0 (Mesmo dia) | Proposta |
| Boleto em atraso (Notificação ERP) | "Cobrar mensalidade em atraso" | D+1 (1 dia) | Plano_Contratado |
| Ativação 0km sem placa | "Solicitar envio da placa e documento" | D+7 (7 dias) | Plano_Contratado |
| Aproximação de fim de vigência | "Oferecer renovação de proteção" | 30 dias antes do fim | Plano_Contratado |
3. Atribuição e Delegação
- Responsabilidade: Uma tarefa deve estar vinculada a exatamente um operador (
responsavel_id). - Delegação Hierárquica: Gestores e líderes podem delegar tarefas para membros de sua subárvore comercial (Módulo 03). Um consultor não pode delegar tarefas para seus superiores.
- Redistribuição de Carteira: Ao transferir a propriedade de um Lead ou Cliente para outro consultor, o sistema migrará automaticamente o
responsavel_idde todas as tarefas do tipoPENDENTEvinculadas àquela entidade para o novo dono.
4. Fechamento Inteligente (Auto-Complete)
Para otimizar o tempo de digitação do consultor, o sistema monitora eventos e conclui tarefas automaticamente se o objetivo foi atendido fora da tela de tarefas:
- Exemplo de Fluxo: Se houver uma tarefa pendente do tipo "Follow-up de proposta enviada" e o cliente aceitar a proposta correspondente através do link público:
- A proposta muda para o status
ACEITA. - O sistema localiza a tarefa pendente associada a esta proposta e altera o status para
CONCLUIDAcom a observação automática: "Tarefa concluída automaticamente pelo sistema: proposta aceita pelo cliente".
- A proposta muda para o status
5. SLA de Atraso e Escalação de Alertas
- Flag de Atraso: Toda tarefa pendente cuja
data_previstafor menor que a data/hora atual recebe a classificação deATRASADAna interface. - Escalação para Gestor: Se uma tarefa permanecer em atraso por mais de 48 horas, o CRM gerará uma notificação automática para a Dashboard (Módulo 13) do Líder/Gestor imediato do consultor na árvore de hierarquia.
6. Integração com a Linha do Tempo (Timeline)
- A conclusão de qualquer tarefa de contato (
LIGACAO,WHATSAPP,EMAIL,REUNIAO) exige o preenchimento de uma nota de interação ("Histórico do que foi tratado"). - Ao salvar a conclusão, o CRM deve gerar automaticamente um registro na tabela de
Interacaodo Lead ou Cliente correspondente (Módulo 06), garantindo o histórico imutável das conversas ocorridas.
7. Regras Inegociáveis
[!IMPORTANT] Consistência na Transferência. O gatilho de reatribuição de tarefas pendentes na troca de dono do Lead é obrigatório e deve rodar de forma transacional.
[!WARNING] Prevenção contra Fadiga. Para evitar poluição na agenda dos consultores, tarefas automáticas de sistema não devem ser duplicadas. Se um gatilho de sistema for acionado para uma entidade que já possui uma tarefa idêntica ativa e pendente, a criação da nova tarefa deve ser descartada.